Passport Advantage, que faire lorsque le contrat évolue drastiquement ?

Le 1^er Mars 2023, IBM attirait l’attention de ses clients (pour ceux qui ont eu la chance de voir l’information) en publiant la nouvelle version du contrat Passport Advantage.

Elée décrypte ici en quelques lignes ce changement majeur qui nécessitera de la part des Contract Manager, Vendor Manager ou Software Asset Manager une analyse contractuelle détaillée afin d‘en mesurer les impacts.

IBM - Chiffres et Actualités, que retenir ?

Après de nombreux trimestres successifs avec un chiffre d’affaire en décroissance, IBM a en 2022 enregistré une croissance de 5,5%, la plus élevée depuis une décennie. Bénéfice (entre autre) du carve out de ses activités de service GTS pour former Kyndryl, IBM atteint un chiffre d’affaires annuel de $ 60 530 Milliards.

L’actualité de Big Blue a également été marquée par une augmentation des prix logiciels à hauteur de 24% en vigueur depuis le début T1 2023. Cette augmentation sera accentuée au T2 2023. Par ailleurs, IBM a signé un partenariat avec l’éditeur de logiciel Flexera approuvant ainsi Flexera One en tant qu’outil alternatif à ILMT pour l’éligibilité au Sub Capacity.

PASSPORT ADVANTAGE – L’incontournable contrat

Toute entreprise ayant acquis directement ou indirectement des licences de logiciels IBM est liée à un contrat Passport Advantage. En préambule des évolutions du Passport Advantage, nous proposons de revenir sur l’architecture contractuelle qui unit l’éditeur à ses clients.

Chaque acquisition s’appuie sur une liasse contractuelle et non un unique contrat. Le contrat Passport Advantage (PA) s’adosse à l’IPLA, où les définitions et clauses fondamentales sont établies.

De cette base du Passport Advantage, le client et l’éditeur peuvent s’accorder sur une couche contractuelle additionnelle permettant d’acquérir des droits d’usage selon des modes spécifiques tels que :

  ✔ Des contrats avec un engagement (ESSO, ISSO, …)

  ✔ Des contrats illimités (IULA)

  ✔ ….

L’ensemble est relié au « License Information », disponible sur le site Web listant toutes les spécificités d’usage, de droit, pour chaque produit et détaillant les règles de licensing.

Evolution du Passport Advantage

Historiquement, le Passport Advantage a évolué triennalement (2017, 2014, 2011, …). Le 1^er Mars 2023, IBM annonçait la version 11 du contrat, 5 ans après la précédente. A chaque nouvelle version, la complexité du Passport Advantage s’accroit par l’ajout et les modifications de clauses.

Le mode d’évolution nécessite une attention. En effet, lors d’une évolution du Passport Advantage, le Client reçoit une notification indiquant que ce dernier dispose de 90 jours pour indiquer son intention de ne pas migrer vers la nouvelle version du Passport Advantage. Sans écrit adressé à IBM, le contrat migre automatiquement vers la dernière version.

Le champ des entreprises concernées par cette nouvelle version est large et comprend notamment :

 ✔ Tout Client ayant acheté des licences sous maintenance

 ✔ Tout Client ayant souscrit à un Passport Advantage directement ou indirectement

 ✔ Tout Client ayant reçu la notification de changement de contrat

Passport Advantage V11 - Extrait de quelques modifications à forts enjeux !

La version 11 du Passport Advantage, apporte de nombreux ajouts de clauses et modifications d’anciennes clauses, on parle ici de plus de 80% de changement. Les changements les importants que nous pouvons relever sont présentés ci-dessous :

1- Evolution future du Passport Advantage

A l’avenir, IBM annoncera toute modification de son Passport Advantage à travers le site web IBM Terms et non plus via un mail adressé directement à ses clients.

• Risque : Des clauses pourraient alors être modifiées et susceptibles d’impacter la conformité du Client au contrat sans que celui-ci en soit averti.

2- Création d’un rapport annuel des usages

Un rapport annuel des usages devra être généré pour être fourni sur demande d’IBM. Désormais, le Client s’engage à créer, conserver, et fournir chaque année à IBM un rapport d’usage sur demande et avec un préavis de 30 jours. Ce rapport contiendra tous les produits acquis au travers du Passport Advantage.

• Risque : Ce rapport nécessite d’être généré dans un laps de temps court, sous un format inconnu, comportant un large scope d’usage, le tout résultant à une forte charge supplémentaire pour les responsables produits IBM et pouvant impacté les activités de production. Ce comportement par l’éditeur peut être rapproché à une politique qui est appliquée lors d’un contrat IASP.

3- Justifier la réduction de maintenance / souscription

La réduction de maintenance ou de produits en souscription, nécessite désormais un justificatif. En effet, lorsqu’une demande de réduction de maintenance ou bien de licence en souscription est réalisée, le Client doit justifier cette réduction par la fourniture dans un délai de 30 jours avant l’échéance d’une documentation de l’usage générée par le système.

• Risque : Sans cette documentation, le Client devra renouveler la totalité des maintenances.

4- Suivi annuel et historisation des usages Full-Capacity

Le Full-Capacity nécessite désormais un monitoring annuel, ainsi qu’une historisation de 2 ans

Le Client devra suivre (manuellement ou à l’aide d’un outil IBM) et déclarer les licences PVU  en mode Full-Capacity, au moins une fois par an, tout en conservant les rapports pendant au moins 2 ans pour les fournir sur demande d’IBM.

• Risque : Ce contrôle de l’usage est semblable à celui du mode Sub-Capacity par son historisation des rapports sur 2 ans. La charge de contrôle des produits en mode Full-Capacity sera davantage exigeante. Ce comportement par l’éditeur peut être rapproché à une politique qui est appliquée lors d’un contrat IASP.

5- Ajout des clauses sur le container licensing

La politique d’usage sur les produits sous container licensing a été ajoutée et n’est désormais plus inclus dans un addendum.  La clause liste :

     ✔ Les licences éligibles au mode Sub-Capacity

     ✔ Les licences éligibles à la technologie de Conteneur

     ✔ Les obligations du Client sur les environnements de virtualisation pour pouvoir bénéficier des avantages de Licence Sub- Capacity ou de Conteneur

     ✔ Si les déploiements du Produit Eligible ne répondent pas aux exigences des Licences de Sub-Capacity ou des Licences de Conteneur de cette section, le Client est tenu d'obtenir une licence de Full-Capacity

• Risque : Le Client peut faire face à des difficutés pour maintenir le mode Sub-Capacity et identifier les particularités propres de chaque éditeur de conteneur.

6- Plan de migration vers le Sub-Capacity

IBM permet désormais à ses clients d’adresser une demande de plan de migration, afin de devenir éligible au Sub-Capacity. En effet, si le Client n’est pas éligible au mode Sub-Capacity, ce dernier peut soumettre un plan de migration pour répondre aux exigences de Sub-Capacity. Ce plan sera soumis à son examen et son approbation par IBM.

• Risque : Les enjeux autour de cette opportunité sont ici de déterminer les conditions de l’approbation de l’éditeur. Usuellement, cette convenance est conditionnée à des licences additionnelles temporaires et/ou un accord financier et/ou un contrôle régulier.

Comment s’y préparer

Dans un contexte IT marquée par une inflation des prix, des changements contractuels impactant et des politiques d’audits accentués, il est primordial de se préparer à ces changements. Elée recommande vivement de mener certains contrôles selon les étapes suivantes :

  ✔ Mener une analyse comparative du PA en vigeur et du nouveau PA

  ✔ Evaluer les impacts de ces changements pour l’entreprise

  ✔ Evaluer la position de conformité des produits IBM au sein de la société

  ✔ Accepter ou refuser la nouvelle version avant le 1^er Mai

👉 Retrouvez le replay de notre webinar sur ce sujet ici