Migration des licences SAP: quelles options face aux changements stratégiques?

Les entreprises publiques ou privées qui ont adopté des solutions SAP par le passé sont aujourd'hui à un carrefour de choix stratégiques : continuer avec SAP en migrant vers S/4HANA ou garder les anciennes licences, ou même quitter les solutions de SAP. Le Graphique 1 ci-dessous dresse une synthèse des options possibles que nous développerons plus loin.   

Les facteurs déclencheurs sont multiples et propres au contexte spécifique de chaque client SAP:

• La fin de la maintenance courante sur les logiciels prévue en 2027 (ou en 2030 avec une extension de maintenance);
• Différents projets "corporate" (Carve-In/Out, spin-off…);
• Projets de transformation numérique (move-to-cloud, changement d'ERP ou CRM)…
   

Toutes ces réflexions qui préoccupent les DSI, les Directions des Achats et les Métiers ont pour objectif de choisir la meilleure stratégie du point de vue performance, budget et innovation face à des contraintes liées au changement inévitable.

Dans cet article, nous vous proposons une description de trois axes de réflexions possibles en fonction de votre contexte et sur la base de notre expérience.

1. Garder vos licences ECC6

Ce choix peut ne pas paraitre évident au premier regard, surtout concernant la partie "innovation". Les fonctionnalités des systèmes ECC6 ne sont pas aussi performantes comparées à ceux de S/4HANA même si tous les projets innovants ne sont pas à exclure :  vous pouvez toujours utiliser vos licences ECC6 en mode BYOL dans le cadre de vos projets « move-to-cloud ».  Nous pouvons également trouver des arguments assez intéressants en faveur de cette option surtout si votre usage de SAP n'est pas stratégique pour votre activité.

En effet, en gardant vos systèmes ECC6 vous continuez à bénéficier du droit d'usage perpétuel de vos anciennes licences avec des développements spécifiques "maison" le cas échéant. De plus, vos équipes et vos budgets sont disponibles pour d'autres projets plus stratégiques qui ont besoin de ressources pour innover et transformer votre activité.

Les tiers mainteneurs, tel que Rimini Street, sont des alternatives pertinentes permettant d'assurer du support sur un certain nombre de produits et modules tout en réduisant vos coûts de maintenance de 50% en moyenne. Et vous avez toujours la possibilité de négocier la réactivation de la maintenance SAP pour notamment faire la migration S/4HANA. Nous avons constaté que SAP n'appliquait pas forcément des pénalités aussi strictes et ni de rétroactivité punitive à la différence d’autres éditeurs. Il semblerait donc que SAP souhaite ainsi fidéliser ses clients et rester compétitif face à la concurrence, mais ces pratiques sont à surveiller à l’avenir.  

Cependant, le choix de garder les systèmes ECC6 n'est pas sans risques qu'il faut bien maîtriser. Nous avons déjà mentionné les bénéfices très limités en termes d'innovation. Au-delà de 2027 (ou même 2025 pour les packages 1-5) le coût d'une maintenance étendue sera majorée de 2%. Les tiers mainteneurs ne pourront pas forcément garantir à 100% le support et l'efficacité des patchs de sécurité.

Mais surtout, il faudra bien estimer vos besoins futurs en licences SAP car les équipes commerciales de l'éditeur ne sont plus encouragées à vendre des licences "legacy": pas de gestes commerciaux généreux, voire arrêt potentiel de commercialisation de licences. Avec la croissance organique de votre entreprise ou encore les audits annuels de SAP, vous risquez de vous retrouver dans une situation assez délicate si ces sujets ne sont pas bien anticipés.

A ce propos, le marché européen de licences de "second main" de SAP est en train de croitre mais il n'a pas encore atteint le niveau de celui des licences Microsoft par exemple.

2. Migration S/4HANA Enterprise Management

Vous pouvez également opter pour des produits SAP avec des fonctionnalités innovantes des licences S/4 Enterprise Management. Ces licences sont perpétuelles ce qui vous permet d’être moins dépendant de la politique de l’éditeur par rapport à des licences en souscription.

La migration vers S/4HANA est aussi une excellente opportunité pour renégocier vos volumes de licences et autres conditions contractuelles avec SAP, ainsi que de redéfinir vos besoins en termes de produits et d'infrastructure.

Vous avez tout un éventail de solutions possibles pour le déploiement des produits S/4HANA, il convient néanmoins de faire attention à des règles de licence et des limitations spécifiques propres à chaque type de déploiement (notamment, différents types de métriques pour les contrats S/4 en licence perpétuelle ou en souscription). A cet effet, dans le cadre de la conversion de vos anciennes licences ECC6 vers S/4HANA, vous pouvez capitaliser sur la valeur de vos licences déjà acquises pour financer en partie l'achat de nouvelles licences S/4. Il s'agit d'une résiliation de vos anciennes licences contre un crédit capex (à négocier) qui permet d'amortir le coût d'acquisition des produits S/4.

Une autre option potentiellement négociable en 2023 avec l'éditeur était de garder vos licences Utilisateurs ECC6 et de les utiliser avec les fonctionnalités S/4HANA. Si SAP reste ouvert à ce type de migration en 2024, cette opération a des avantages non négligeables du point de vue budgétaire puisqu'elle permet d'éviter un investissement supplémentaire important pour la conversion des licences et qu’elle vous permettra d’économiser également des ressources en interne sur cette partie de la négociation avec SAP.

Cependant, cette migration S/4 n'est pas elle aussi sans risques pour votre entreprise. Tout d'abord il faut rappeler que SAP n'est plus enclin en ce moment pour vendre des licences perpétuelles même S/4HANA. Les équipes commerciales ne seraient pas forcément très flexibles pour vous faire des concessions importantes lors de la négociation.

Et la négociation en soi risque d'être assez complexe puisqu'il faudra gérer la conversion de vos produits tout en essayant de faire une acquisition de licence adéquate à vos besoins réels (pas trop ou trop peu) et de limiter au maximum un investissement supplémentaire dans les produits SAP ou encore dans le projet de migration techniques et autres services associés.

Enfin, vous devrez faire face à certaines contraintes spécifiques aux contrats S/4. Nous pouvons en citer deux qui nécessitent une attention particulière :

• Bases de données HANA: les bases HANA deviennent obligatoires. Les clients SAP ne peuvent pas échanger contre un crédit leur Runtime Oracle, MS SQL ou autres. Il faudra ainsi racheter le Runtime HANA ou Full Use pour les bases de données HANA.
• Digital Access: les contrats S/4 font sortir les clients SAP d'une "zone grise" concernant Digital Access et les 9 types de Documents concernés selon les règles présentées ci-dessous. Couvrir les usages indirects du Digital Core de SAP ERP devient une obligation clairement précisée dans le nouveau contrat - à la différence de certains contrats SAP très anciens qui ne contiennent même pas une notion des usages indirects ce qui laisse une marge de négociation à certains clients SAP.

La définition précise de ces besoins en interne devient donc très importante afin de bien maîtriser votre budget IT pour la migration S/4HANA EM.

3. Move-to-Cloud SAP en souscription

La migration vers le cloud SAP est notre troisième axe de réflexion dans cet article mais c'est le premier choix que l'éditeur va vous proposer aujourd'hui. Les avantages annoncés par l'éditeur sont très attractifs : déploiement rapide des solutions innovantes et flexibles, coûts compétitifs et un accompagnement personnalisé des clients SAP par des experts dédiés tout au long de l'utilisation de ces solutions. 

Les produits cloud SAP vous donnent en effet la possibilité de bénéficier des dernières mises à jours et fonctionnalités les plus innovantes de l'éditeur. Récemment reconnu Leader Cloud ERP par Gartner, SAP a fait un choix stratégique d'investir surtout dans ses solutions cloud à l'avenir. Cela signifie que les licences perpétuelles S/4 risquent de ne plus bénéficier de certaines innovations même bien avant 2040 (notamment concernant l'AI ou Green IT).

Vous allez également apprécier un choix plutôt riche des solutions cloud SAP pour répondre à vos différents besoins Métiers: au-delà de l'offre "RISE with SAP" apparue en 2021, il existe aussi des solutions clouds avec des contrats spécifiques par domaine d'activité (Ariba, Hybris, Fieldglass, SuccessFators, SAC, C4C, Blackline…). 

Si vous avez un ancien contrat SAP, vous pouvez toujours capitaliser sur vos licences acquises pour réduire le coût de nouveaux investissements dans les produits cloud. Il s'agit du Cloud Extension Policy (CEP) de SAP qui vous permet d'échanger vos anciennes licences perpétuelles contre des solutions cloud en souscription.  Dans le cadre du CEP, il faudrait négocier un crédit basé sur la valeur Opex de vos licences résiliées pour financer la première période contractuelle du Cloud SAP dont la durée initiale est de 3 ou 5 ans.

Malgré tous ces avantages, si vous optez pour un contrat cloud en souscription, il faut aussi avoir conscience des risques qui vous attendent.

Le premier point évident est l'abandon de vos droits perpétuels d'utiliser les licences SAP ce qui augmente considérablement votre dépendance de l'éditeur notamment en ce qui concerne le changement systématique et unilatéral des règles de licences, package des produits, métriques et des évolutions des prix des solutions cloud.

La négociation avec SAP est l'une des plus complexes malgré le fait qu'il s'agisse de produits "score card" avec la flexibilité la plus importante de l'éditeur. Il faudra vous préparer soigneusement :

• En amont : pour bien gérer la conversion des produits, la valorisation du crédit CEP par SAP ainsi que maîtriser les coûts finaux des solutions cloud notamment grâce à l'étude des coûts TCO, et
• En aval : pour bien gérer le « run » des solutions cloud SAP en s’équipant des experts FinOps.

 D'ailleurs, il ne s'agit pas d'une mais bien de plusieurs négociations systématiques à chaque période de renouvellement de vos contrats cloud. Il faudra en effet mobiliser toutes vos ressources pour éviter l'augmentation drastiques de vos dépenses IT. L'une des particularités des contrats en souscription est la complexité de révision à la baisse de vos besoins en licences SAP.

En effet, malgré les apparences, le monitoring et l'optimisation de consommation des licences cloud SAP est possible notamment à l'aide des SAP Measurement Guides. Cependant, la diminution des quantités de licences à renouveler peut avoir un résultat inattendu - SAP ne pratique pas les "ramp-down" contractuels et peut appliquer des tarifs pénalisants qui rendent le coût du contrat plus cher avec les quantités moindres. 

Finalement, il ne faut pas oublier les contraintes règlementaires ou sécuritaires importantes qu’engendre la migration vers le cloud SAP. Ce sujet est surtout sensible notamment pour de grands groupes publiques ou privés établis en Europe et qui utilisent des solutions SAP depuis des années. En l’absence de l’offre des hyperscalers européens pour exploiter SAP, ces entreprises se posent entre autres des questions sur :

• la conformité au RGPD,
• la politique de l’éditeur de la réversibilité des données,
• ou encore la sécurité de l’environnement cloud pour les solutions SAP par rapport à des environnement certifiées SecNumCloud.

Le président de l’USF et du Sugen (SAP User Group Executive Network) Gianmaria Perancin estime que la mutation de la base installée vers le cloud devrait être mieux balisée par l’éditeur.

Conclusion

Les projets de migration ERP, CRM ou autres solutions de gestion des ressources de votre entreprise sont toujours très complexes et coûteux. Les enjeux sont multiples et les budgets IT ainsi que les ressources en interne sont souvent assez limités.

Cependant avec le planning de négociation bien anticipé ainsi qu'une bonne préparation des sujets à adresser en interne et à l'éditeur, les résultats répondront à vos attentes stratégiques en vous apportant des bénéfices pour les métiers et la DSI.

Elée est composé d’experts répartis par domaine d'activité ce qui lui permet d'accompagner ses clients dans le cadre de ces projets à la fois en définissant la stratégie des Achats, en conduisant des analyses contractuelles et techniques ainsi qu'en proposant différents business-cases pour alimenter la décision du client et négocier les résultats voulus avec l'éditeur.