Direction achats ! Ne négociez pas vos accords Microsoft sur un coin de table Préparez-vous !

Post déploiements, les mises en concurrences sont complexes au vu du niveau de dépendance. Il n’est pas imaginable de baisser le prix unitaire de 10, 20 ou 30%, bien au contraire. 

Les softwares sont devenus : 

• Stratégiques pour le bon fonctionnement de nos organisations 
• Une des lignes budgétaires les plus importantes  

Vérifiez dans votre organisation… la dépense software a explosé depuis 10 ans.  

La ligne de dépense Microsoft n’a cessé de gonfler au fil du temps en même temps que la valeur délivrée par les produits, qui dépasse largement le simple « pack office » (collaboratif, sécurité, cloud, ERP, CRM, etc.). 

Nous constatons que les renouvellements Microsoft sont une période de grande tension pour les organisations, tant au niveau budgétaire qu’émotionnel. 

Les évolutions importantes de prix, mais aussi des vecteurs contractuels, mettent les clients en grande difficulté. 

Dans cet article, nous vous apporterons quelques pistes afin de gérer cette période délicate de renégociation. 

1) Parlez le vocabulaire de l’éditeur 

Chaque éditeur a un vocabulaire propre. Très en amont de vos négociations, les équipes achats, SI et métiers doivent comprendre les offres et les vecteurs contractuels de Microsoft. Par exemple, pour la Digital Workplace, il est primordial de comprendre les différences entre M365 et O365. 

2) La 1ere clef du succès : L’optimisation et la maitrise de ses usages 

Plus de 50% du résultat de votre renouvellement se décide avant même que les parties n’entrent en négociation. 

Avec la transformation de son modèle de licences perpétuelles vers des souscriptions, Microsoft est l’un des rares éditeurs à laisser à ses clients une certaine flexibilité dans la revue à la baisse de leurs volumes d’achats. 

• Chaque date anniversaire contractuelle est une occasion d’aligner (True-Up / True-Down) vos achats avec vos besoins réels.
  • Aligner le niveau de licences souscrites avec les usages réels de vos utilisateurs. En l’absence d’usage (et de valeur ajoutée) nous observons une baisse de niveau de services (fréquemment observé : M365 E5 => M365 E3)  
  • Ne laisser pas vos licences prendre la poussière sur une étagère, c’est une perte sèche ! 
• Soigner votre Baseline tout au long du contrat vous permettra d’aborder vos négociations sans créer d’attentes déraisonnables de l’équipe commerciale Microsoft. 

3) Préparez-vous et votre organisation à une négociation complexe 

Une négociation avec Microsoft se prépare, prévoyez à minima 6 mois avant l’expiration de votre contrat.  

Comprenez les enjeux de Microsoft et notamment les nouvelles offres introduites récemment sur le marché. 

Microsoft propose des offres sur des secteurs concurrentiels, certains sont de puissants leviers à mettre dans la balance de vos négociations : 

• Copilot (365, Github, Sales, Services… l’offre Copilot est PLE.THO.RI.QUE !)  

• Viva Suite 

• Produit de Sécurité 

• Cloud Azure 

• Dynamics 

Connaissez vos interlocuteurs directs et indirects…  

• Êtes-vous un compte “important” pour votre responsable de compte ? 

• Dans quel secteur opérez-vous ? 

• Maitrisez les chemins d’escalade  

Soignez votre Profiling :  

Une gestion efficiente de vos utilisateurs passe par un profiling réfléchi  

• Explorez les opportunités de licensing proposées pour vos utilisateurs « Frontline*» 

• Envisagez l’utilisation du client web pour vos utilisateurs ayant un usage basique ou restreint des solutions Office. 

• Évaluez la réelle valeur ajoutée des fonctionnalités apportée par une licence avant d’en déployer massivement.

• Challengez les besoins et usages Microsoft E5. Microsoft a achevé la migration de ses clients vers des bundles de niveaux Microsoft E3.  

  • Ses principaux angles d’attaque :  

    • La Sécurité à tout prix 

    • L’IA la nouvelle solution miracle pour créer de la valeur ajoutée 

• Construisez différents scenarios s’inscrivant plus ou moins dans la stratégie commerciale de Microsoft. 

• Évaluez les solutions alternatives pouvant être remplacée par des produits Microsoft moins onéreux mais également les offres concurrentes pouvant remplacer les produits Microsoft. 

4) Azure et ses nouveaux services 

L’offre de Cloud Azure de Microsoft est fréquemment enrichie par de nouvelles offres sortant des classiques IaaS et PaaS. 

Ces nouvelles offres : Marketplace, SaaS, Sécurisation de vos infrastructures « On Prem », ESU (support étendu) se caractérisent par un suivi de la consommation complexe (facturation opaque nécessitant de se plonger dans des exports de milliers de lignes de micro-services). 

Ces services augmentent votre enveloppe de consommation (et d’engagement) Azure de manière incontrôlée. 

Il est plus qu’urgent de vous pencher sur votre console Azure afin de comprendre ce qui se cache derrière ses factures aux nombreux 0. 

5) Partenaire ? Vraiment ? 

Dans un monde où chaque client est partenaire de Microsoft, qui peut alors dire qu’il l’est vraiment ? 

Quels sont les intérêts de Microsoft au sein votre organisation ? (Business Croisé ? Co-Développement ? Influence auprès de vos pairs ?) Quel est le risque à abîmer la relation ?  

Ne vous laissez pas “endormir” et préparez en amont une stratégie de négociation solide. 

PS : vous avez une excellente relation avec vos experts techniques et opérationnels Microsoft préservez-là, mais contrôlez l’information sortante. Ces derniers sont une source d’information précieuse pour vos interlocuteurs commerciaux Microsoft 

6) Négociation Microsoft : un sujet d’entreprise 

Les solutions Microsoft adressent tous les métiers de l’organisation : la DSI, les Achats mais également les Ressources Humaines, la Finance… et encore plus largement. Toute l’organisation a potentiellement envie du produit à la mode appelé “Copilot for… “ 

Une stratégie Microsoft se construit donc avec l’aide de toute l’organisation :  

Rapprochez-vous de votre direction Achat car acheter, c’est également un métier. 

• Informez-là en amont de vos besoins et interactions commerciales avec Microsoft. 

Une stratégie achat Microsoft se construit grâce à la collaboration et aux informations collectées auprès de l’ensemble des acteurs de l’organisation. 

7) La négociation avec Microsoft ne s’arrête jamais 

De trop nombreuses organisations ne s’intéressent réellement à leurs contrats Microsoft qu’à l’approche de leur date de renouvellement et c’est souvent trop tard. 

Vos commerciaux eux se sont mis au travail au lendemain de la signature du contrat précédent.  

Leur objectif : augmenter votre dépense d’au moins 10% par an. 

• Chaque nouvel achat d’envergure est une opportunité de challenger les conditions existantes sur vos principaux contrats  

• Prévoyez des prix décroissants pour les solutions présentant un potentiel de déploiement important. 

• N’espérez pas demander à Microsoft de se retourner pour observer la croissance passée de vos usages.  

• Veillez à mettre un place un pilotage du contrat via un contract manager par exemple afin de challenger le passage des commandes en fonction des vecteurs contractuels & des stocks. 

Depuis 2010, date de création d’Elée, nous accompagnons de manière indépendante et impartiale nos clients avec un méthode rigoureuse nommée ICONE : Inventaire, Conformité, Optimisation et Négociation. 

N’hésitez pas à solliciter nos équipes d’experts afin de partager votre situation. Ils vous aideront à appréhender et rééquilibrer la balance du pouvoir lors de votre prochaine renégociation de contrat.